Inhalt:
Elektronische Rechnungslegung
Elektronische Signierung von Rechnungsdaten und Mailversand
Seit Dezember 2003 können Rechungen per Gesetz elektronisch versendet werden. Dadurch wird der Rechnungsverkehr schneller und kostengünstiger. Eine elektronische Rechnung ist dann gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ein fortgeschrittenes Signaturverfahren gewährleistet sind.
Der Unternehmensbereich Fuhrparkmanagement der Unicredit Bank Austria verfügt über eine intensive Rechnunslegung. Auf Basis der neuen gesetzlichen Regelungen, sollte daher ein automatisierter Mechanismus entwickelt werden, um die in MS Office erstellten Dateien für den Mailversand vorzubereiten.
Lösung
ACTIVE SOLUTION entwickelte die Applikation, mit der die Dokumente ins PDF-Format konvertiert und danach mit der elektronischen Firmensignatur versehen werden. Anschließend erfolgt der Versand der elektronischen Rechnungen und Sammelrechnungen an die Kunden.
Es wurde ein Lösungsansatz gewählt, der zukünftige Erweiterungen erlaubt und flexibel an geänderte Geschäftsprozesse angepasst werden kann.
Das Gesamtsystem
- Erstellung der XLS–Dateien
Durch ein vom Auftraggeber erstelltes Tool werden mit Daten aus einer Applikation XLS–Rechnungsdateien erstellt. Diese Dateien werden in ein definiertes Verzeichnis (Incoming) gestellt. - Konvertierung und Signatur
Das Incoming–Verzeichnis wird periodisch nach XLS–Dateien durchsucht. Falls sich solche Dateien im Verzeichnis befinden, werden diese dem Konvertierungsprozess übergeben. Die XLS–Dateien können bis zu 3 Arbeitsblätter enthalten, welche laut Vorgabe (1. Blatt Hochformat, 2. Blatt Querformat, 3. Blatt Hochformat) ins PDF–Format konvertiert und in einer PDF–Datei zusammengefasst werden.
Die erstellte PDF–Datei wird vom Signaturprozess übernommen und mit Hilfe eines „fortgeschrittenen Zertifikates“ digital signiert. Die entstandene PDF–Datei wird dann in ein definiertes Verzeichnis (Outgoing) gestellt. - E-Mail-Versand
Anhand des Dateinamens wird aus der Datenbank der Empfänger der Rechnung gewählt und ein E-Mail mit der digital signierten Rechnung und etwaigen sonstigen mitgelieferten Dateien versandt.
Technologie
Die technische Umsetzung der Anwendung erfolgte in VisualBasic und Java. Außerdem kommt ein OpenSource Tool zum Erstellen von PDF–Dokumenten zum Einsatz.
Die Lösung wird zwischen die Komponenten XLS-Erstellung und E-Mail-Versand des bestehenden VisualBasic–Tools geschalten und läuft als Windows-Service. Die Installation erfolgte auf bereits bestehenden Windows 2000 bzw. Windows XP Professional Clients.
Nutzen
- Volle Abdeckung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen.
- Die Wartung der Software ist mit marktüblichen und verbreiteten Tools möglich.
- Die Installation der Software ist mit geringstem Aufwand möglich. Zudem erfordert die vorgeschlagene Lösung keine zusätzlichen Server-Dienste oder Komponenten.